Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Roltreffer - Casting & Talent is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die binnen de eigen dienstverlening plaatsvindt. Voor vragen over privacy of de verwerking van jouw gegevens kun je contact opnemen via casting@roltreffer.nl. Website: roltreffer.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens worden verwerkt, hangt af van jouw relatie met Roltreffer en van de betreffende casting of opdracht. Het kan onder meer gaan om:

• naam, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer en woonplaats of regio;
• casting- en profielgegevens, zoals lengte, kledingmaat, schoenmaat, talen, vervoer, beschikbaarheid, ervaring, motivatie en categorieën waarvoor je openstaat;
• foto's, digitals en andere bestanden die je zelf aanlevert voor een talentaanmelding of casting;
• gegevens van opdrachtgevers en contactpersonen, waaronder bedrijfs- en contactgegevens en informatie over een productie, locatie, datum en beoogd gebruik;
• gegevens die ontstaan tijdens een casting of opdracht, zoals shortlist-, boekings-, communicatie-, gebruiks-, overeenkomst- en administratieve gegevens.

3. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Roltreffer verwerkt persoonsgegevens onder meer om talentaanmeldingen te beoordelen en beheren, passende castings en talentselecties uit te voeren, beschikbaarheid en boekingen af te stemmen, afspraken en gebruiksrechten vast te leggen, met betrokkenen te communiceren, de dienstverlening veilig en betrouwbaar te laten functioneren en te voldoen aan administratieve of wettelijke verplichtingen.

Roltreffer verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een doel en een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie gaat het met name om:

• Toestemming: bijvoorbeeld wanneer een talent zich via de website aanmeldt en toestemming geeft voor verwerking van de verstrekte gegevens en foto's. Toestemming kan voor toekomstige verwerking worden ingetrokken; eerdere rechtmatige verwerking blijft daardoor in beginsel geldig.
• Uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand daaraan: bijvoorbeeld voor casting, beschikbaarheid, boeking, uitvoering van een opdracht en bijbehorende afspraken.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor normale bedrijfsvoering, beveiliging, fraudepreventie, dossierbeheer, technische vindbaarheid van de website en het kunnen vaststellen of verdedigen van rechtsvorderingen, voor zover jouw belangen en rechten niet zwaarder wegen.
• Wettelijke verplichting: wanneer Roltreffer gegevens moet bewaren of verstrekken om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

4. Websitebezoek, zoekmachinebeheer en technische gegevens

Roltreffer gebruikt op dit moment geen Google Analytics, Meta Pixel of vergelijkbare marketing- of advertentietracking op de publieke website. Er worden vanuit Roltreffer momenteel geen bezoekersprofielen opgebouwd voor advertenties.

Roltreffer gebruikt Google Search Console om de technische vindbaarheid van roltreffer.nl en de prestaties van pagina's in Google Zoeken te controleren. Via Search Console kan Roltreffer geaggregeerde rapportinformatie ontvangen, zoals zoekopdrachten, vertoningen, klikken, gemiddelde posities, pagina's, apparaattype en land. Search Console wordt door Roltreffer niet gebruikt om individuele bezoekers van roltreffer.nl te identificeren of om advertentieprofielen op te bouwen. Voor dit gebruik plaatst Roltreffer geen afzonderlijke Google Analytics- of advertentietrackingcode op de website.

Voor het analyseren van Search Console-gegevens, het volgen van indexatiestatussen en het ondersteunen van technisch SEO-beheer kan Roltreffer GSC Wizard gebruiken. Daarbij kunnen onder meer website-URL's, sitemapgegevens, Search Console-rapportgegevens, URL-inspectieresultaten en de voor de accountkoppeling noodzakelijke Google-account- en autorisatiegegevens worden verwerkt. Wanneer Roltreffer via een gekoppelde AI-omgeving actief een SEO-analyse opvraagt, kunnen de voor die opdracht relevante resultaten binnen die omgeving worden verwerkt om de gevraagde analyse uit te voeren.

De website en webapplicatie worden gehost via AppDeploy. Bij het technisch aanbieden, beveiligen en betrouwbaar laten functioneren van de website kan de hostinginfrastructuur technische gegevens verwerken, zoals een IP-adres, request headers, tijdstippen, opgevraagde URL's en server- of toegangslogs. Deze verwerking kan nodig zijn voor beveiliging, misbruikpreventie, foutopsporing en betrouwbaarheid van de dienst.

Volgens de door AppDeploy gepubliceerde informatie kunnen security- en accesslogs maximaal 90 dagen worden bewaard. AppDeploy gebruikt voor de primaire hosting en opslag een infrastructuurregio in de Verenigde Staten (us-east-1) en kan voor content delivery gebruikmaken van wereldwijde edge-locaties. Voor doorgiften vanuit de Europese Economische Ruimte vermeldt AppDeploy onder meer de Standard Contractual Clauses (SCC's) als passend doorgiftemechanisme.

5. Functionele browseropslag

Tijdens een talentaanmelding kan Roltreffer tijdelijk functionele informatie in de browser opslaan via localStorage. Dit betreft technische gegevens waarmee een nog niet afgeronde foto-upload kan worden hervat, zoals een aanvraag-ID, tijdelijke uploadreferentie en vervaltijd. Deze browseropslag wordt niet gebruikt voor advertentietracking of het volgen van bezoekers over andere websites en wordt na succesvolle afronding van de aanvraag verwijderd.

6. Beveiliging tegen misbruik en dubbele aanmeldingen

De talentaanmelding bevat technische maatregelen om geautomatiseerd misbruik en dubbele inschrijvingen te beperken. Roltreffer gebruikt daarvoor onder meer een tijdelijke beveiligingscontrole en controleert genormaliseerde contactgegevens op eerdere aanmeldingen. Voor de technische controle worden tijdelijke, willekeurig gegenereerde tokens gebruikt; waar tokens worden bewaard, gebeurt dit in gehashte vorm. Deze maatregelen zijn bedoeld om de integriteit en veiligheid van het aanmeldproces te beschermen en niet om bezoekers te profileren.

7. Foto's, bestanden en beveiligde uploadlinks

Foto's en digitals worden opgeslagen in afgeschermde opslag. Bestanden zijn niet bedoeld als permanent openbare bestanden. Voor het bekijken of aanleveren van bestanden kunnen tijdelijke of beveiligde links worden gebruikt. Een link voor aanvullende digitals is beperkt geldig en is gekoppeld aan het betreffende talentdossier.

Roltreffer neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, maar geen enkele methode van elektronische overdracht of opslag kan absolute veiligheid garanderen.

8. Met wie delen we persoonsgegevens?

Roltreffer verkoopt persoonsgegevens niet als handelswaar. Persoonsgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk en passend, worden gedeeld met:

• opdrachtgevers of andere partijen die betrokken zijn bij een mogelijke of daadwerkelijke casting/opdracht, voor zover de betreffende gegevens daarvoor nodig zijn;
• dienstverleners die Roltreffer ondersteunen bij hosting, opslag, beveiliging, zoekmachinebeheer, analyse of andere bedrijfsprocessen;
• overheidsinstanties of andere partijen wanneer een wettelijke verplichting of rechtsgeldige vordering dit vereist.

Bij het delen voor een casting of opdracht wordt zoveel mogelijk beperkt tot gegevens die relevant zijn voor die casting of opdracht. Interne notities en andere gegevens die niet voor de ontvanger nodig zijn, behoren niet tot een klantpresentatie.

9. Dienstverleners, hosting en doorgifte buiten de EER

Voor de huidige website en webapplicatie maakt Roltreffer gebruik van AppDeploy voor onder meer hosting, database, opslag en technische infrastructuur. AppDeploy vermeldt Amazon Web Services (AWS) als subverwerker voor hosting, opslag, database, logging, CDN en netwerkdiensten. Voor de beveiligde beheeromgeving kan Google/Firebase Authentication worden gebruikt voor authenticatie.

Voor zoekmachinebeheer gebruikt Roltreffer Google Search Console. Voor analyse, rapportage en indexatiemonitoring van de eigen Search Console-property kan Roltreffer GSC Wizard gebruiken. De toegang tot Search Console wordt verleend via een gekoppeld Google-account en kan worden ingetrokken wanneer die koppeling niet langer nodig is. Deze diensten kunnen daarbij technische, account- en rapportagegegevens verwerken voor zover dat nodig is om de betreffende functionaliteit te leveren.

De primaire AppDeploy-regio bevindt zich volgens de leverancier in de Verenigde Staten. Daardoor kunnen persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt. Waar de AVG dat vereist, moeten daarvoor passende waarborgen gelden. AppDeploy vermeldt in zijn Data Processing Addendum onder meer de Europese Standard Contractual Clauses voor dergelijke doorgiften. Voor andere leveranciers, waaronder diensten voor zoekmachinebeheer en analyse, geldt eveneens dat Roltreffer waar nodig beoordeelt welke grondslag en doorgiftewaarborg voor de betreffende verwerking vereist is.

Wanneer Roltreffer in de toekomst andere leveranciers inzet of persoonsgegevens in het kader van een concrete opdracht buiten de EER moet delen, wordt beoordeeld welke grondslag en doorgiftewaarborg daarvoor vereist is.

10. Bewaartermijnen

Roltreffer bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde noodzaak een langere termijn vereist. In de huidige inrichting gelden voor talentaanmeldingen de volgende operationele uitgangspunten:

• aanmeldingen die nog in selectie zijn: noodzakelijkheid wordt uiterlijk na circa 90 dagen opnieuw beoordeeld;
• afgewezen publieke talentaanmeldingen: verwijderreview na 90 dagen;
• goedgekeurd of actief talent: ten minste jaarlijks een beoordeling op noodzaak en actualiteit;
• gegevens die nodig zijn voor overeenkomsten, financiële administratie, rechten of juridische aanspraken: zolang als daarvoor noodzakelijk of wettelijk verplicht.

Technische logs, back-ups en rapportagegegevens bij leveranciers kunnen eigen, beperkte bewaartermijnen hebben. AppDeploy vermeldt voor security- en accesslogs maximaal 90 dagen en voor back-ups maximaal 30 dagen na verwijdering. Voor gekoppelde zoekmachine- en analysetools beoordeelt Roltreffer periodiek of de koppeling en daarin aanwezige gegevens nog nodig zijn voor het betreffende doel.

11. Geen geautomatiseerde castingbesluiten

Roltreffer gebruikt de huidige website niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft of je anderszins in aanmerkelijke mate treft. Selectie- en castingbeslissingen worden niet automatisch door de publieke website genomen.

12. Jouw privacyrechten

Voor zover de AVG van toepassing is, kun je onder meer recht hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van door jou verstrekte gegevens en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen. Wanneer een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming voor toekomstige verwerking intrekken.

Een verzoek kun je sturen naar casting@roltreffer.nl. Roltreffer kan om aanvullende informatie vragen wanneer dat redelijkerwijs nodig is om je identiteit vast te stellen. Op een privacyverzoek wordt in beginsel binnen één maand gereageerd. In complexe gevallen kan de AVG toestaan dat deze termijn wordt verlengd; als dat gebeurt, word je daarover geïnformeerd.

13. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan bij voorkeur eerst contact op via casting@roltreffer.nl, zodat Roltreffer de klacht kan onderzoeken. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Minderjarigen

De huidige publieke talentaanmelding van Roltreffer is uitsluitend bedoeld voor personen van 18 jaar en ouder. De website accepteert in deze fase geen publieke talentaanmeldingen van minderjarigen.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

De dienstverlening, technische inrichting of toepasselijke wetgeving kan veranderen. Roltreffer kan deze privacyverklaring daarom aanpassen. De meest actuele versie wordt via roltreffer.nl beschikbaar gesteld. Bij materiële wijzigingen die relevant zijn voor een bestaande verwerking kan aanvullende informatie worden verstrekt wanneer dat passend of wettelijk vereist is.

16. Contact

Roltreffer - Casting & Talent
Website: roltreffer.nl
E-mail: casting@roltreffer.nl

Versie 1.2 - 13 september 2026